Frecuentemente me preguntan que cómo es posible que haga tantas cosas. Siempre respondo lo mismo: duermo poco y además tengo clara mi misión. La verdad es que todo lo que tiene que ver con la productividad, me apasiona. Y ser más productivo es un proceso de evolución continua que no se consigue de la noche a la mañana. Te dejo cuatro ideas que te ayudarán a ser más productivo o productiva.
“El tiempo no se gestiona, se gestionan las prioridades”. Eso es, el tiempo es el mismo siempre, el uso que tú haces del mismo es lo que marca la diferencia. Y la diferencia se produce en la toma de decisiones. Una buena decisión se toma priorizando y para priorizar hay que distinguir lo urgente de lo importante. Y aquí llega el dilema. Resulta que atrapados por la inercia de lo urgente no somos capaces de ocuparnos de lo importante. Esto es lo mismo que decir que como estás tan ocupado conduciendo no puedes parar a echar gasolina. Pero que no cunda el pánico. El secreto es ir eliminando cuestiones urgentes para estar la mayor parte del tiempo en las cosas importantes. ¿Cómo se hace eso? Fundamentalmente, parando. Si no paras, estás condenado a vivir en el bucle de lo urgente.
Te sugiero que sigas las instrucciones:
1. Haz una lista de tareas.
2. Distribúyela en cuatro grupos: urgente importante, urgente no importante, no urgente importante y no urgente no importante
3. Reduce o elimina el último grupo. Por ejemplo, si pierdes mucho tiempo mirando el móvil, apágalo cuando trabajes y míralo periódicamente. Pero elige tú cuando consultas tu móvil.
4. Reparte o asigna si puedes a otra persona lo urgente no importante. Pregúntate para qué lo haces si lo puede hacer otro.
5. Haz lo antes posible lo urgente e importante por razones obvias.
6. Intenta pasar el mayor tiempo de tu vida en las cosas importantes y no urgentes.
Cuando estás en las cosas importantes y no urgentes estás anticipándote al futuro, estás evitando que aparezcan cosas urgentes e importantes y poco a poco irás reduciendo el tiempo que pasas en lo urgente.
Lo que sí que te garantizo es que si tú no te ocupas de tu vida puedes tener la seguridad de que otro marcará tus prioridades.
“Pregúntate cuál es tu misión en la vida” Si no sabes a dónde vas, es probable que nunca llegues. La pregunta es cómo puedes priorizar si no sabes cuál es tu meta, tu misión, tu objetivo. Es imposible. Al final, es una cosa muy sencilla. Por ejemplo, escribe en un papel tres metas que quieras conseguir en la vida. Guárdalas en tu cartera, en las notas del móvil, o en algo que lleves siempre contigo. Cada vez que tengas que tomar una decisión importante, saca la nota y pregúntate si honra tus tres metas. O lo que es lo mismo, si esa decisión te acerca o te aleja de tu destino. Si te aleja, no la tomes. Si la tomas, tampoco te traumatices, pero sé consciente de la incoherencia. Al final y al cabo, todos somos humanos y tú eliges las gafas con las que miras la vida: las gafas de mosca con las que sólo ves mierda a tu alrededor, las gafas de abeja con las que fundamentalmente ves flores.
“Vacía tu mente”. Es fundamental, como en la teoría de la comunicación, que elimines el ruido de tu mente. Apunta todo lo que tengas que recordar en algún sitio que luego puedes consultar cuando quieras recordar lo que tienes que hacer. Pero quita de tu cabeza cosas que puedes tener en otro lugar. Una mente saturada no tiene claridad. Se trata de poder tener presencia plena de las cosas que estás haciendo y no tener un “runrún” que no te deja concentrarte.
Define tres metas semanales que puedas cumplir y que te hagan mejor persona: una personal, una social y una profesional. Luego, cada día prioriza las tareas que te conduzcan a esa meta y no cierres el día hasta que contribuyas a la consecución de esa meta. Esa tarea la tienes que hacer sí o sí, contra viento y marea. Seguro que esas tres tareas son importantes, pero no urgentes y estarán alineadas con las tres metas que quieres conseguir en la vida.
La clave es que cambies pequeños hábitos, porque en los hábitos es donde se ganan o se pierden miles de segundos con el paso del tiempo.