Publicado en la revista aquí.
Mejorar la productividad personal o empresarial en una de las demandas recurrentes en mi trabajo como coach de equipos. Me gustaría sugerirte diez ideas clave que puedes aplicar a tu vida diaria para ser más productivo.
1. El tiempo no se puede gestionar, se gestionan las prioridades. El tiempo es el que es. Puede ser percibido de diferentes formas, pero el tiempo, no se puede comprimir ni tensar. Lo que sí está en tu mano es priorizar tus tareas. Una tarea es una cosa que tienes que hacer. Priorizar es establecer un orden entre las tareas y sólo tú sabes lo que es más importante para ti.
2. Para ahorrar tiempo, necesitas tiempo. Ésta es una paradoja que nos atrapa en un bucle, que nos hace subir la ansiedad. Sin embargo, sólo y exclusivamente, es posible mejorar en nuestra productividad si nos detenemos, pensamos, analizamos y ordenamos. El problema es que esto cuesta un esfuerzo y como el ser humano está programado para cumplir la ley de la conservación de la energía, es decir, la ley del mínimo esfuerzo, lo que hacemos es huir hacia delante y ponernos a la acción sin reflexión. Las consecuencias son ineficacia y utilización estéril de la fuerza de trabajo.
3. La mayor fuga de tiempo se produce en las tareas repetitivas. El mayor desgaste de tiempo se nos va en las tareas que hacemos todos los días, porque “muchos pocos hacen un mucho”. Si por ejemplo todos los días atiendes el correo es vital que lo gestiones con alguna metodología que optimice los tiempos de utilización.
4. Elimina las distracciones y reduce al mínimo las interrupciones. Una distracción es algo que te saca de la concentración de los que estás haciendo como, por ejemplo, mirar un mensaje en el móvil. Además, las distracciones, dependen de ti mismo. Por el contrario, las interrupciones son de carácter exógeno. Una interrupción se produce cuando una persona interfiere en tu labor por medios directos (entrando en tu despacho, por ejemplo) o indirectos (mediante una llamada de teléfono). Aplica los medios oportunos para minimizar su impacto, por ejemplo, desconectando el móvil si vas a tener una reunión o poniendo un papel en tu mesa de color rojo que indique que en ese momento estás ocupado.
5. Huye de las reuniones como alma que lleva el diablo. Con carácter general, las reuniones son estériles, inútiles y un gasto de tiempo enorme. Hablo de las reuniones de coordinación y organización del trabajo. No me refiero a las reuniones en las que se trabaja algún tema. Una reunión de coordinación persigue informar y repartir tareas. Como mínimo debe tener una hora de inicio y una hora de terminación. Más de una hora de reunión es producción de tiempo improductivo. También es imprescindible que haya por anticipado un orden del día. Finalmente, una reunión terminará con un acta en la que se recoja qué hay qué hacer, quién lo tiene que hacer y cuál es el plazo de finalización de cada tarea.
6. Libera tu mente. La mayor fuente de estrés es una cabeza plagada de cosas que hacer. Soluciónalo anotando todo lo que pase por tu mente en algún lugar que puedas consultarlo más tarde, ya sea una libreta, en las notas o tareas del móvil o en papelitos.
7. Ten una misión en la vida. Difícilmente podrás llegar una meta si no la defines primero. La guía orientadora de tus acciones será tu propósito vital. Si no te has preguntado para qué estás aquí, reserva ya una parte del día para hacerlo. Es mucho más fácil priorizar o planificar tus acciones preguntándote si honran a tu misión en la vida o si, por ejemplo, responden a un impulso del ego.
8. Define tu roca diaria. Cada día intenta tener, al menos, una tarea principal que tienes que cumplir para superarte como persona, para acercarte a tu propósito vital o para sentir que has avanzado en el día. Tiene que ser del ámbito personal, profesional o social. Y aunque se hunda el mundo, aunque sea Navidad tienes que cumplir. Puede ser pasear al perro, hacer yoga, escribir un capítulo de un libro, terminar un informe o lo que tu definas como importante para ti, etc. Eso sí, la acumulación de rocas tiene que hacerte crecer un poco cada vez, marcando la diferencia por el hecho de completar estas tareas.
9. Puede más la constancia de una gota que la fuerza de una ola. Sé constante, confía en el método y no te preocupes si fallas un día y vagueas, resulta que eres humano. Lo importante es tu tendencia y la intención. La clave del éxito está en la continuidad.
10. Descansa. Eleva a la categoría de sagrados tus momentos de descanso. El fin de la productividad no es hacer más cosas, sino vivir con plenitud el ahora y disfrutar de tu tiempo compartiéndolo con las personas que quieres o saborear con presencia plena aquello que realmente te hace sentir bien.